電話会議システムのありかた。

海外との会議だけでなく、今や在宅勤務の時代、使える電話会議システムは重要だと思います。

私が大手外資系で働いていたころにも、海外との電話会議システムはありました。その某社には昔からデカイ専用ルームがあり、正面に大きくプロジェクタに相手が映し出され、偉そうな皮のイスにもたれ主に本社と会議をするものでした。これはまあ、主に社長が使うモノ。

で、一般には三角ベース型のスピーカ・フォンを机の上に置きまして、これをそれぞれの国のチームが囲んで他の国と話をしました。

私のキャリアは10年前に立ち消えとなっておりますので、現在の状況はわかりません。スカイプなどもあり、便利になってきているのかもしれません。が、知る限り、あんま進歩していないような・・・。

IoT の時代とか言っていますが、ちゃんと開発してもらうには、要件定義を明確にしなければいけません。私の意見など、聞く耳を持つ必要性は誰にもありませんが、以前から考えていたことなので、やっておきましょう。

１．動画の顔は不要だ。

私は、電話会議での相手の顔は不要だと思っております。特にボケボケ、カクカクのものはない方が良いです。コミュニケーションに表情が重要なことは認めますが、声でも十分にそれは伝えられます。綺麗な動画の伝送に苦労するならば、優先度は低いです。

実はもう一つあります。女性の場合、特に在宅勤務などで、化粧をする/しない問題があります。スッピン顔の動画に化粧をできるソフトがあるそうですが、そんなものをビジネス・ミーティングで使用するのは変です。（どうせなら、顔ごと変えたらとも言いませんけど・・・。）

在宅の場合は、背景の自宅の映り込み問題もあります。

２．静止画の顔を。

とは言っても、会議参加メンバーの顔は欲しい。したがって、事前に用意・登録した静止画の顔が名前や役職とともにディスプレイに並んでいて欲しいです。

大きい会社で、中途採用が多く、人の出入りが多い会社だったりすると、実は普通の会議でも「アンタどこの誰？」ということを聞けずに終わることがありまして・・・。

３．今の発言者の明示を。

電話会議で一番困るのは、特に英語で他のメンバー同士が盛り上がると、何を言っているのかがわからないということなのですが、それは私の英語力の問題・・・。でもせめて、「誰が」発言しているのかくらいは把握したいです。英語の声だけでは、「誰」がわかりにくいのです。したがって、話しているメンバーの顔が大きくなるとか、顔写真に赤色の囲み線が点滅するとかが良いです。

このための仕組みですが、1回線一人だとその回線の人を示せばよいので簡単ですが、一つのスピーカ・フォンを囲んで、1回線に複数名参加している場合は、技術的なソリューションが必要です。音声認識で個人が確実に識別できればそれがベストでしょうし、原始的なアイデアとしては、全員がボタンのようなものを持ち、押しながらしゃべることにより、発言者表示をさせることもできます。

４．プレゼンテーション資料の表示。

実は、ディスプレイで表示させたいのは、自分の顔などよりもプレゼンテーション資料なのです。カメラに向かって見せても、ボケボケ、ユラユラではイライラしますね。

資料は、ちゃんとファイルとして相手方のディスプレイに詳細に見せられるようにすべきです。説明用のポインタなどがあればさらに良いですね。

５．文字資料はプリント・アウト。

プレゼンとは別に、Word などの文字資料は紙がベスト。資料を載せると、すぐに相手方で印刷できるようになっているべきです。まあ、メールで別途送るというのもできますが・・・。

さて、いかがでしょう。私が思う基本的な電話会議システムは今はでき上っているのでしょうか？

さらに高度な要求事項と思えるものは・・・。

・よく耳にするのは、AI 翻訳/通訳マシンですね。技術者ガンバってください。通訳できなくとも、英語のままでも文字でキャプション付加されれば、それは助かるでしょう。

・音質を良くしてください。オーディオ・マニアなもので・・・。音質が悪いと、英語も聞き取りにくいです。

・パワー・ポイントなどを共同作業で、どちら側からも一つの資料に手を加えられると、良いかもしれません。

・会議の録画機能。会議後にスイッチを切ってから、「何言ってたのかわかった？」っということが、日本ではよくあります。

基本事項だけでも、実用性と信頼性の高いモノが必要なのではないでしょうか。

ジェレミー・ムーンチャイルド